Descubrimiento antes de configurar
No empezamos recreando lo que ya existía. Hicimos otra pregunta: si este CRM no existiera hoy, ¿cómo lo diseñaríamos sobre el negocio actual?
Acompañamos una oportunidad real por todo el recorrido, desde que entra el lead hasta descubrimiento, calificación, diseño de solución, precios, propuesta, negociación, cierre y operación. Ahí salió la distancia entre el proceso documentado y el proceso real.
El plano
Antes de tocar el sistema en producción documentamos la arquitectura completa: qué información pertenecía a contactos, empresas y oportunidades; qué campos eran necesarios de verdad; cómo se movía el prospecto; qué representaba cada etapa; qué debía pasar solo; qué necesitaba medir la dirección; y quién podía cambiar información sensible.
Rediseño del pipeline
Trece etapas se volvieron siete etapas comerciales con significado, cada una con definición operativa. Un vendedor ya no podía mover una oportunidad a Propuesta solo porque pensaba mandar una. El sistema exige la información de calificación antes de que la etapa sea válida.
Migración
Como el historial importaba, los registros se clasificaron en activos, históricos, duplicados, incompletos e inválidos antes de mover nada. El historial se conservó sin contaminar el entorno nuevo.
Qué se entregó
- Captura estandarizada y ruteo automático
- Calificación simplificada y pipeline estructurado
- Tareas de seguimiento automáticas y avisos en etapa de cotización
- Alertas de inactividad
- Flujos de entrega al ganar
- Tableros para dirección
Resultados
El CRM pasó a ser el sistema operativo de ventas en lugar de una base de datos secundaria. La gerencia empezó a pronosticar con datos vivos y no con hojas mantenidas a mano. Los vendedores dedicaron menos tiempo a mantener oportunidades, y las entregas dejaron de depender de que alguien se acordara de cada paso.
Por qué funcionó
A veces la pregunta correcta no es cómo arreglamos esta configuración, sino qué sistema armaría este negocio si empezara hoy.